Checklist complète pour organiser un gala corporatif au Québec

Un gala corporatif réussi renforce la culture d'entreprise, récompense les employés et impressionne les clients. Mais organiser un tel événement demande une logistique précise.

Voici la checklist complète pour ne rien oublier.

---

6 mois avant

• [ ] Définir l'objectif du gala (reconnaissance, lancement, collecte de fonds)
• [ ] Établir le budget total
• [ ] Choisir la date (évitez les conflits avec d'autres événements du secteur)
• [ ] Réserver le lieu (salles de conférence + banquet)
• [ ] Mandater un comité organisateur ou un planificateur externe

4 mois avant

• [ ] Réserver le traiteur avec menu dégustation
• [ ] Réserver le système audiovisuel (son, éclairage, écrans)
• [ ] Engager un maître de cérémonie / animateur
• [ ] Planifier le programme de la soirée (discours, remises de prix, animations)
• [ ] Concevoir les invitations officielles

2 mois avant

• [ ] Envoyer les invitations (papier ou numérique)
• [ ] Réserver le photographe/vidéaste
• [ ] Commander les cadeaux ou trophées
• [ ] Confirmer les arrangements avec tous les fournisseurs
• [ ] Planifier le plan de table

1 mois avant

• [ ] Confirmer le nombre d'invités final (date limite RSVP)
• [ ] Finaliser le menu selon les restrictions alimentaires
• [ ] Préparer les discours et allocutions
• [ ] Créer le programme imprimé / numérique
• [ ] Vérifier les permis d'alcool si applicable

1 semaine avant

• [ ] Confirmer tous les fournisseurs par téléphone
• [ ] Préparer les cartons de table et la signalétique
• [ ] Brief de l'équipe logistique
• [ ] Tester le matériel audiovisuel

Le jour J

• [ ] Arriver 3h avant pour superviser l'installation
• [ ] Accueillir les fournisseurs et coordonner les livraisons
• [ ] Vérifier le plan de table et corriger les erreurs
• [ ] Désigner un point de contact pour chaque fournisseur
• [ ] Profiter de la soirée !

Après l'événement

• [ ] Envoyer les remerciements aux participants et fournisseurs
• [ ] Partager les photos et vidéos officielles
• [ ] Recueillir les feedbacks de l'équipe
• [ ] Archiver les documents pour l'édition suivante

---

Simplifiez avec Evenna

Evenna offre des outils de gestion de tâches, suivi des invités et coordination des fournisseurs spécialement conçus pour les événements professionnels. Trouvez également des fournisseurs événementiels vérifiés dans votre région.

Un gala réussi commence par une organisation sans failles. Commencez avec Evenna !